1. قبل از اجرای برنامه و در حین انعقاد قرارداد یک برگ چک ضمانت ثبت شده برای جبران خسارت های احتمالی در زمان غرفه سازی و تخریب به مبلغ 10 درصد کل قرارداد دریافت می گردد.

2. شرکتهایی که قصد دارند غرفه سازی نمایند، باید پلان غرفه و پلان محل قرار گیری غرفه به همراه جرئیات طرح در اندازهA4  به صورت رنگی ؛ به همراه ذکر مصالح مصرفی جهت ساخت را به دبیر اجرایی کنگره تحویل نماید.

3. به منظور غرفه سازی، انجام برش در این مرکز ممنوع بوده در صورت نیاز جهت برش کف پوش از اره چکشی و گردبر بلامانع میباشد. شرکتهایی که قصد غرفه سازی دارند لازم است قبل از برنامه از مکان غرفه بازدید نموده و دکور لازم را از قبل تهیه ودر مرکز فقط نصب (اسمبل) نمایند.

4. قبل از ورود مصالح به مرکز لازم است فضای غرفه به وسیله نایلون پوشش داده شود.

5. استفاده از بتونه روغنی و رنگ روغنی در مرکز ممنوع میباشد.

6. ارتفاع مجاز غرفه با توجه به محل قرار گیری در مرکز همایش های شهید بهشتی از 240 تا 250 متغییر میباشد که لازم است غرفه ساز با مدیریت مرکز همایش هماهنگی داشته باشند.

7. شرکت غرفه ساز موظف است فضای اطراف غرفه را بعد از نصب تمیز تحویل نماید و وسایل اضافه را به صورت کامل خارج نماید.

8. مسئولیت خروج دکور غرفه به عهده پیمانکار غرفه ساز میباشد پیمانکار موظف است در مورخ اعلام شده راس ساعت در محل مرکز همایش ها حضور داشته باشد. 

9. بعد از جمع آوری غرفه ؛ فضای غرفه همانند روز شروع غرفه سازی باید تمیز به نماینده مرکز تحویل گردد.

10. جهت روشنایی غرفه باید از لامپ های کم مصرف و پرژکتورهایLED فقط استفاده نمود. 

11. برق در اختیار غرفه حد اکثر 16 آمپر می باشد.

12. با توجه به زمان در اختیار جهت نصب غرفه ؛ باید تا ساعت مقرر ساخت غرفه به صورت کامل انجام شده و غرفه جهت چیدمان وسایل شرکتها تحویل شود.

13. مسئولیت هرگونه خسارت به غرفه های مجاور توسط کارگران غرفه ساز و تخریب احتمالی غرفه به عهده شرکت غرفه ساز می باشد. 

14. استفاده از هرنوع چسب ، سوراخ کاری و یا نصب هر وسیله به دیوارهاو سقف مرکز ممنوع می باشد.

15. پیمانکار سازنده غرفه موظف است همراه رسیدن مصالح غرفه جهت تحویل کارت شناسایی معتبر به عنوان ضمانت ، تکمیل فرم تعهد نامه و اخذ مجوز به مدیریت مرکز مراجعه نماید.

16. بمنظور رعایت استانداردهای معمول خصوصا حفظ سلامت و بهداشت افراد حاضر در زمان غرفه سازی و حین برگزاری مراسم کنگره ، انجام عملیات برش کاری ، نجاری ،  نقاشی ،  چسب کاری (تمام مواردی که بایستی در کارگاه صورت پذیرد.) در مرکز همایش های شهید بهشتی در روز آماده سازی ممنوع می باشد و صرفا استفاده از نئوپان روکش دارآمادهMDF  - و تکنولوژی های جدید مجاز به فعالیت و غرفه سازی دارند.

17. مسئولیت هر گونه ضرر و زیان و عواقب ناشی از رعایت نکردن موارد فوق با کنگره مربوطه می باشد . بدیهی است مرکز همایش هیچگونه مسئولیتی نخواهد پذیرفت.