ضرورت دارد متقاضیان یا بهره برداران در زمان ثبت درخواست و انعقاد قرارداد حتمأ مفاد مندرج در این برگه را به طور کامل و دقیق مطالعه کرده و مراعات فرمایند.  

مراعات کلیه مقررات و ضوابط حاکم بر موسسات آموزش عالی به ویژه شئون اسلامی توسط متقاضیان، غرفه داران، مدعوین و ... الزامیست. بدیهی است درصورت عدم مراعات، از ورود افراد جلوگیری و عنداللزوم، ضمن خارج نمودن افراد هنجار شکن، نسبت به تعطیلی غرفه یا غرفه های متخلف یا لغو برنامه اقدام خواهد شد و در این صورت متقاضی حق هیچگونه اعتراضی نخواهد داشت .

1. متقاضیان برای ثبت درخواست استفاده از سالن ها و امکانات مرکز همایش های بین المللی دانشگاه شهید بهشتی لازم است با ورود به سایت مرکز به آدرس اینترنتی www.sbuicci.ir اقدام به ثبت درخواست خود نموده و سریال رزرو و کد رهگیری دریافت نمایند.  

2. بهره بردار پس از ثبت درخواست استفاده از فضاهای مرکز همایش های بین المللی دانشگاه شهید بهشتی به منظور انعقاد قرارداد به مرکز مراجعه و نسبت به دریافت پیش نویس قرارداد اقدام کرده و قرارداد امضاء شده به انضمام تصویر اساسنامه و آگهی آخرین تغییرات مدیران شرکت (منتشره در روزنامه رسمی) را حداکثر پس از یک هفته به دفتر مرکز تحویل نمایند.

3. مرکز می تواند عدم امضاء پیش نویس قرارداد را ظرف مدت 3 روز از تاریخ تحویل به بهره بردار، به منزله انصراف از درخواست تلقی  و رزرو را ملغی نماید.

4. هزینه بهره برداری از هر یک از فضاهای تعریف شده در مجموعه مرکز همایش های بین المللی طبق تعرفه مصوب هیأت رییسه دانشگاه شهید بهشتی در ابتدای هر سال تعیین و به مرکز ابلاغ می گردد. همچنین بر اساس همین مصوبه مبنای محاسبه حداقل زمان استفاده برای هر یک از تالار ها و سالن های کنفرانس 4 ساعت و سالن های ویژه نمایشگاهی یک روز کامل در نظر گرفته می شود.

5. صدور مجوز برگزاری مراسم منوط به تسویه حساب با مرکز همایش های بین المللی دانشگاه شهید بهشتی حداقل تا ۷ روز کاری قبل از برگزاری مراسم می باشد .در صورت عدم پرداخت و تسویه حساب به موقع، مرکز مختار است نسبت به لغو برنامه و عودت مبالغ دریافتی پس از کسر جریمه های پیش بینی شده در بند شماره ۶ اقدام نماید.

  •  تبصره : درخواست ویرایش فضاهای رزرو شده تا یک هفته قبل از برگزاری برنامه و صرفا در صورتی که از مبلغ قرارداد کاسته نشود، پذیرفته خواهد شد. بدیهی است در صورت کاهش، مبلغی مسترد نخواهد شد.

6. درصورت اعلام کتبی انصراف بهره بردار، به قرار ذیل از مبلغ پرداختی کسر و باقیمانده ظرف دو هفته از زمان انصراف عودت خواهد.

 

- تا 30 روز قبل از زمان برگزاری ٪10 (ده درصد) کسر می شود .

- تا 25 روز قبل از زمان برگزاری ٪20 (بیست درصد) کسر می شود.

- تا 20 روز قبل از زمان برگزاری ٪30 (سی درصد) کسر می شود.

- تا 15 روز قبل از زمان برگزاری ٪40 (چهل درصد) کسر می شود.

- تا 7 روز قبل از زمان برگزاری ۰٪50 (پنجاه درصد) کسر می شود .

- کمتر از 7 روز تا زمان برگزاری ٪ 60 (شصت درصد) کسر می شود.

 

7. در صورتی که متقاضی دستگاه دولتی نباشد، سپردن یک فقره چک به میزان نصف مبلغ قرارداد در وجه مرکز جهت جبران خسارات احتمالی و عنداللزوم اخذ مانده مطالبات از طریق وصول چک ضروری است .(بدیهی است پس از پایان برنامه، تائید سلامت کلیه امکانات و تسویه حساب، چک عینا به رابط بهره بردار عودت خواهد شد.)

8. بهره بردار موظف است هزینه های ناشی از تقاضای سرویس های مازاد بر موارد مذکور در ذیل موضوع قرارداد را قبل از استرداد چک مذکور در ماده ۷ پرداخت نماید.

9. بهره بردار می بایست نسبت به پیشگیری از ورود هرگونه خسارت به سالن، تاسیسات و امکانات مرکز اقدام نماید. در غیر این صورت پرداخت کلیه هزینه های ناشی از خسارت یا خسارت های بوجود آمده به عهده بهره بردار خواهد بود. مرکز برای رفع اشکالات پدید آمده از عوامل فنی معتمد و طرف قرارداد خود استفاده خواهد کرد.

10. پیمانکاران همکار بهره بردار نیز موظفند نسبت به پیشگیری از ورود هرگونه خسارت به مرکز همایش های بین المللی اقدام نمایند . در زمینه رفع اشکالات،  رفع نقایص پدید آمده و خسارت های بوجود آمده احتمالی بهره بردار و پیمانکار همکار بهره بردار هر دو به یک میزان در رفع نقیصه مسئول خواهند بود.

11.  اجتناب و ممانعت از نصب هرگونه پوستر - پلاکارد و ... روی در و دیوار و فضاهای داخلی تالارها و سالن های کنفرانس مرکز)توزیع پوستر، پمفلت و موارد مشابه و نیز استفاده از استند با طرح یا متن منطبق با شرع مقدس اسلام و قوانین و مقررات ... و مرتبط با موضوع همایش فقط در فضاهای رزرو شده مجاز می باشد.

12. دعوت از گروه های هنری صرفا در چهارچوب قوانین و مقررات مرکز انجام می گیرد و می بایست حداکثر یک هفته قبل از شروع مراسم به صورت کتبی به مرکز همایش ها به پیوست مجوز وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و اماکن ناجا و سایر مراجع ذیصلاح ارسال شود.

13. برگزار کننده می بایستی صرفا یک نفر به عنوان نماینده تام الاختیار و یا کارگردان سن به بخش فنی سالن معرفی نماید تا نسبت به اجرا و رفع مسائل پیش بینی نشده اقدام شود ضمنأ ورود افراد غیر مجاز به بخش فنی اعم از اتاق های فرمان و سایر اماکن موضوعه ممنوع می باشد. 

14. اعلام هرگونه تغییرات در برنامه اجرایی به اتاق کنترل، فقط از طریق رابط معرفی شده امکان پذیر می باشد.

15. در صورتی که گزینه اجرای موسیقی زنده در فرم تقاضا انتخاب شده باشد، حضور گروه موسیقی حداکثر تا 2 ساعت قبل از شروع رسمی برنامه در سالن، جهت تست صدا(Sound Check)  الزامی است.  

16. در صورت استفاده از فضاهای نمایشگاهی، حفظ و حراست از وسایل موجود در نمایشگاه بعهده بهره بردار و پیمانکار طرف قرارداد بهره بردار می باشد.

17. غرفه داران لازم است حتما از وسایل برقی کم مصرف به ویژه لامپ های کم مصرف در غرفه های نمایشگاهی استفاده نمایند.

18. آماده سازی فضاهای رزرو شده، نصب غرفه، ورود امکانات و... فقط در وقت اداری روز قبل از برگزاری امکان پذیر خواهد بود و فقط در صورت اشغال بودن فضا توسط سایز بهره برداران، به بعد از وقت اداری و حداکثر تا 12 شب موکول خواهد شد.

19. خودداری و ممانعت از انجام هرگونه پذیرایی در فضای داخلی تالارها (توزیع هرگونه بسته غذایی در تمامی سالن های مرکز همایش ها بجز محل های مجاز ممنوع می باشد. هرگونه پذیرایی پین جلسه و غذا با هماهنگی مدیریت امکان پذیر خواهد بود.)

20. در صورت بروز هرگونه مشکل فنی در زمان اجرای برنامه، مرکز بلافاصله نسبت به رفع آن اقدام و در صورت عدم امکان رفع فوری نهایت تلاش خود را برای جایگزینی سالن و سایر امکانات خواهد نمود .

21. بهره برداری از سالن و سایر اماکن در اختیار صرفا در جهت موضوع قرارداد بوده و بهره بردار حق واگذاری مرکز را جزئا یا کلا به غیر ندارد.

22. هزینه های مربوط به آمد و شد، تغذیه و سایر هزینه های مصرفی عوامل اجرایی مرکز همایش ها در ساعات غیر اداری و روزهای تعطیل بر عهده بهره بردار خواهد بود. بدیهی است اسناد مثبته توسط مرکز همایش ها تنظیم و ارائه خواهد شد.

23. بهره برداران تنها می بایست نسبت به اعلام مشکلات احتمالی صرفا به دفتر مرکز با مدیر اجرایی سالن اقدام نمایند.

24. بهره بردان می بایست فهرست برنامه زمان بندی شده(time table )  و تمامی فایل های صوتی و تصویری شامل کلیپ، پاور پوینت و... را حداقل یک روز قبل از شروع برنامه به مدیریت مرکز یا مسئول فنی اتاق کنترل ارائه نمایند .  

25. در صورت برگزاری نمایشگاه حتما می بایست طرح نمایشگاه )پلان( توسط مدیر مرکز تأیید شود و هرگونه تغییر احتمالی با هماهنگی مدیر مرکز صورت پذیرد.

26. در صورت تمایل به نصب دکور در سن سالن، طرح دکور حتما می بایست 2 روز قبل توسط اداره فنی مرکز همایش ها تأیید شده و تمامی بخش های دکور از پیش ساخته شده و به صورت پرتابل به روی سن حمل و نصب شود.

27. ممانعت از کشیدن سیگار و هرگونه مواد دخانی در کلیه بخش های مرکز حتی سرویس های بهداشتی .

28. براساس ماده 2 قانون مالیات های مستقیم و بند 5 بخشنامه شماره 1134 /624۷-2۰1 مورخ 15/11/1382هیأت وزیران، مبالغ موضوع قرارداد که از سوی طرف قرارداد به مرکز پرداخت می شود مشمول مالیات نبوده و مرکز از این بابت معاف از پرداخت مالیات می باشد.

متن بند 5 بخشنامه شماره 1134 /624۷-2۰1 مورخ 5/11/1382هیأت وزیران عبارتست از:  

« نقل و انتقال قطعی املاک وحق واگذاری محل موضوع ماده ۵۹ قانون مالیات های مستقیم توسط نهادهای موضوع ماده ۲ و مال الاجاره دریافتی آنها از این بابت به منزله فعالیت اقتصادی موضوع این تبصره مشمول این مالیات نمی باشد. لکن آن قسمت از درآمد ناشی از فروش ساختمان های نوساز از این قاعده مستثنی بوده و طبق مقررات ماده ۷۷ قانون مزبور بشمول پرداخت مالیات خواهد بود.»

29. در صورت تصمیم به تبلیغات رسانه ای اعم از تلویزیونی، رادیویی، روزنامه ای و به منظور دعوت عمومی شهروندان، مراتب می بایست با موافقت قبلی مدیریت مرکز همایش ها صورت پذیرد .

30. حداکثر یک هفته پس از اتمام برنامه ،DVD  تصویری حاوی فیلم برنامه به نماینده معرفی شده از سوی بهره بردار با معرفی نامه و اخذ رسید در مرکز همایش ها تحویل خواهد شد.

31. در صورت عدم تخلیه و تحویل به موقع فضای نمایشگاهی (بلافاصله پس از اتمام تاریخ برنامه) اجاره بهای مربوطه طبق تعرفه مرکز محاسبه و به حساب بهره بردار منظور و از تضمین موضوع ماده ۶ کسر خواهد شد.

32. خروج کلیه اقلام سرمایه ای مربوط به بهره بردار یا دارندگان غرفه نمایشگاهی، پس از تائید لیست اقلام مذکور توسط نماینده طرف قرارداد و مسئول دفتر مرکزی امکان پذیر خواهد بود.

33. در مراسمی که دارای رده حفاظتی می باشد تهیه زیر ساخت و استقرار تیم تحویل اشیاء به عهده برگزار کننده می باشد .

34. ورود و خروج میهمانان و مدعوین و تردد وسائط نقلیه قبل و هنگام برگزاری مراسم و بعد از اتمام مراسم تنها از مسیر ها و ورودی های اعلام شده از سوی مرکز همایش ها مجاز می باشد.